01Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach ich przetwarzania, jest właściciel serwisu caravanoflore.com.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych obsługuje bezpośrednio administrator pod wskazanym wyżej adresem e-mail.
02Zakres i cel dokumentu
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy, komu je udostępniamy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa Ci przysługują.
Dokument sporządzono w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO / GDPR) oraz o krajowe przepisy wykonawcze.
Polityka obejmuje przetwarzanie danych:
- osób odwiedzających serwis caravanoflore.com;
- osób korzystających z formularza kontaktowego oraz prowadzących z nami korespondencję e-mail;
- klientów i uczestników wyjazdów oraz osób zgłaszanych przez nich do rezerwacji;
- kandydatów aplikujących na stanowiska ogłaszane w serwisie;
- osób reprezentujących naszych partnerów i kontrahentów.
03Jakie dane zbieramy
3.1. Dane podawane bezpośrednio przez Ciebie
- Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, temat zapytania, planowany termin, liczba osób, orientacyjny budżet oraz treść wiadomości.
- Korespondencja e-mail: wszystkie dane, które zdecydujesz się nam przekazać w treści wiadomości i załącznikach.
- Etap rezerwacji: dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — imiona i nazwiska uczestników, daty urodzenia, dane dokumentu tożsamości lub paszportu (jeżeli wymaga tego partner lub przepisy wjazdowe), adres, dane rozliczeniowe, preferencje pobytowe.
- Rekrutacja: dane zawarte w przesłanym CV i liście motywacyjnym.
3.2. Dane zbierane automatycznie
- Logi serwera: adres IP, data i godzina zapytania, adres żądanego zasobu, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, adres strony odsyłającej. Logi generuje dostawca hostingu w celach technicznych i bezpieczeństwa.
- Dane techniczne przeglądarki: rozdzielczość ekranu i preferencje wyświetlania, wykorzystywane wyłącznie do prawidłowego renderowania strony po Twojej stronie i nietransmitowane do administratora.
Nie zbieramy numerów telefonu. Serwis nie posiada pól formularza służących do podania numeru telefonu i nie prowadzimy obsługi telefonicznej. Cała komunikacja odbywa się pisemnie — pocztą elektroniczną lub listownie.
04Cele i podstawy prawne przetwarzania
Każdą operację na danych opieramy o konkretną podstawę prawną wskazaną w art. 6 RODO. Poniższa tabela przedstawia pełne zestawienie.
Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych osobowych
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna | Okres |
|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza lub e-maila |
imię i nazwisko, e-mail, treść zapytania, termin, liczba osób, budżet |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby; art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji |
do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Przygotowanie indywidualnej wyceny |
dane kontaktowe, preferencje podróży, skład grupy |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
do 12 miesięcy od przedstawienia wyceny |
| Zawarcie i wykonanie umowy (rezerwacje, transfery, noclegi, przewodnicy) |
dane identyfikacyjne uczestników, dane dokumentów, dane rozliczeniowe, preferencje |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
czas realizacji umowy, następnie okres przedawnienia roszczeń |
| Obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń |
dane umowy, korespondencja, dokumentacja zdarzenia |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora |
do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Wypełnienie obowiązków księgowych i podatkowych |
dane rozliczeniowe, dokumenty sprzedaży |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny |
okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi |
| Bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom |
logi serwera, adres IP |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do 12 miesięcy |
| Rekrutacja |
dane z CV i korespondencji aplikacyjnej |
art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. a RODO (zgoda na przyszłe rekrutacje) |
do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie — do 12 miesięcy |
| Wysyłka informacji o ofertach na wyraźne życzenie |
imię, adres e-mail |
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda |
do wycofania zgody |
05Dane szczególnych kategorii
Co do zasady nie zbieramy danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. W wyjątkowych sytuacjach ich podanie może być jednak niezbędne do bezpiecznej realizacji wyjazdu — dotyczy to na przykład:
- informacji o alergiach pokarmowych lub diecie przy rezerwacji kolacji i degustacji;
- informacji o ograniczeniach ruchowych, aby dobrać trasę, obiekt bez schodów lub odpowiedni transport;
- informacji o stanie zdrowia wymaganych przez ubezpieczyciela przy rozszerzeniu polisy.
Takie dane przetwarzamy wyłącznie na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego świadczenia, i przekazujemy je wyłącznie temu partnerowi, którego dotyczą. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, jednak jej brak może uniemożliwić realizację danej usługi.
Prosimy o nieprzesyłanie danych szczególnych kategorii, o które nie prosimy wprost, w tym o niezałączanie dokumentacji medycznej do zapytań ofertowych.
06Dane dzieci i osób trzecich
Serwis nie jest kierowany bezpośrednio do dzieci i nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia bez udziału opiekuna prawnego.
Jeżeli rezerwacja obejmuje osoby małoletnie, ich dane przekazuje nam rodzic lub opiekun prawny w zakresie niezbędnym do realizacji wyjazdu (imię, nazwisko, wiek, ewentualne potrzeby specjalne).
Jeżeli zgłaszasz do rezerwacji inne osoby dorosłe, jesteś zobowiązany poinformować je o przekazaniu ich danych administratorowi oraz o treści niniejszej polityki. Przekazując dane osób trzecich, oświadczasz, że dysponujesz podstawą do ich udostępnienia.
07Odbiorcy danych
Twoje dane udostępniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w punkcie 4. Odbiorcami mogą być:
- partnerzy realizujący świadczenia: obiekty noclegowe, przewoźnicy i firmy transferowe, wypożyczalnie samochodów, armatorzy i skipperzy, licencjonowani przewodnicy, restauracje i organizatorzy aktywności — w zakresie danych niezbędnych do wykonania konkretnej usługi;
- ubezpieczyciele — w zakresie danych niezbędnych do zawarcia polisy;
- dostawcy usług IT: dostawca hostingu serwisu oraz dostawca poczty elektronicznej działającej w domenie caravanoflore.com;
- biuro rachunkowe i doradcy — w zakresie dokumentacji rozliczeniowej;
- operatorzy płatności i banki — w zakresie realizacji rozliczeń;
- organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych, zobowiązujące je do zachowania poufności i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.
08Przekazywanie danych poza EOG
Podstawowy obieg danych odbywa się w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego — administrator ma siedzibę we Włoszech, a usługi realizowane są w Chorwacji.
Serwis pobiera kroje pism z usługi Google Fonts (serwery googleapis.com i gstatic.com). W ramach tego połączenia do dostawcy trafia adres IP użytkownika oraz standardowe nagłówki przeglądarki. Może to wiązać się z transferem danych do państwa trzeciego.
Jeżeli w konkretnym przypadku dochodzi do przekazania danych poza EOG, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.
Możesz ograniczyć to połączenie, blokując w przeglądarce ładowanie zasobów z domen zewnętrznych. Serwis pozostaje wówczas w pełni czytelny — zostaną zastosowane zapasowe kroje systemowe.
09Okresy przechowywania danych
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne dla realizacji celu, w jakim zostały zebrane:
- zapytania bez rezerwacji — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, aby móc wrócić do rozmowy w kolejnym sezonie;
- dane umowne i rezerwacyjne — przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
- dokumentacja księgowa — przez okres wymagany bezwzględnie obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej wycofania;
- aplikacje rekrutacyjne — do zakończenia procesu rekrutacji, a przy odrębnej zgodzie — do 12 miesięcy;
- logi serwera — zgodnie z polityką dostawcy hostingu, zwykle do 12 miesięcy.
Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane albo anonimizowane w sposób uniemożliwiający ponowną identyfikację.
10Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące uprawnienia:
- prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię;
- prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
- prawo do usunięcia (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia danych, jeżeli nie są już niezbędne, zgoda została wycofana lub przetwarzanie jest bezpodstawne;
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać wstrzymania operacji na danych, np. na czas weryfikacji ich poprawności;
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać przesłania ich innemu administratorowi;
- prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na uzasadnionym interesie administratora;
- prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, wystarczy wiadomość na adres [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach szczególnie złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — wówczas poinformujemy Cię o przyczynie opóźnienia.
Realizacja żądania jest bezpłatna. Jeżeli żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na powtarzalny charakter, możemy pobrać rozsądną opłatę albo odmówić jego realizacji, informując o przyczynie.
W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające powiązać żądanie z danymi, którymi dysponujemy — służy to wyłącznie ochronie Twoich danych przed nieuprawnionym dostępem.
11Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.
- organem właściwym dla administratora jest włoski organ ochrony danych osobowych — Garante per la protezione dei dati personali;
- skargę możesz również wnieść do organu nadzorczego państwa swojego zwykłego pobytu lub miejsca pracy — dla osób przebywających w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Zanim skorzystasz z tej drogi, zachęcamy do kontaktu z nami — większość wątpliwości udaje się wyjaśnić bezpośrednio i szybciej.
12Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest zawsze dobrowolne, ale w części przypadków niezbędne do uzyskania świadczenia:
- imię i adres e-mail są konieczne, aby odpowiedzieć na zapytanie z formularza — bez nich nie mamy jak przesłać odpowiedzi;
- dane uczestników są niezbędne do dokonania rezerwacji u partnerów — bez nich rezerwacja nie może zostać potwierdzona;
- dane rozliczeniowe są niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży;
- pozostałe informacje (termin, liczba osób, budżet, preferencje) są opcjonalne — ułatwiają przygotowanie trafnej wyceny, ale ich brak nie blokuje kontaktu.
13Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
Wyceny i propozycje tras przygotowuje człowiek — konkretny opiekun przypisany do Twojego zapytania. Nie stosujemy algorytmicznego różnicowania cen w oparciu o zachowanie użytkownika, urządzenie ani historię przeglądania.
14Komunikacja marketingowa
Serwis nie prowadzi automatycznego zapisu do newslettera i nie wysyła niezamówionych informacji handlowych.
Informacje o dostępnych terminach lub sezonowych propozycjach wysyłamy wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to wyraźną zgodę — na przykład prosząc o powiadomienie, gdy dany kierunek będzie dostępny w interesującym Cię terminie.
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, odpowiadając na dowolną wiadomość lub pisząc na adres [email protected]. Wycofanie zgody nie wpływa na obsługę trwającej rezerwacji.
15Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych, w szczególności:
- szyfrowane połączenie z serwisem (protokół HTTPS/TLS);
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, którym jest on niezbędny do wykonywania obowiązków;
- zobowiązania do zachowania poufności oraz umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi;
- zasadę minimalizacji — partnerom przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne do wykonania konkretnej usługi;
- bieżącą aktualizację oprogramowania i kontrolę dostępu do skrzynek pocztowych w domenie caravanoflore.com.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym bez zbędnej zwłoki oraz zawiadomimy właściwy organ nadzorczy zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
16Pliki cookie i logi serwera
Zasady wykorzystywania plików cookie oraz technologii im podobnych, wraz z opisem kategorii i sposobami zarządzania nimi w przeglądarce, opisano w odrębnym dokumencie: Polityka plików cookie.
Logi serwera prowadzi dostawca hostingu w celach diagnostycznych i bezpieczeństwa. Nie łączymy ich z danymi identyfikacyjnymi klientów ani nie wykorzystujemy do budowania profili użytkowników.
17Zmiany polityki prywatności
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres przetwarzanych danych, wykorzystywane narzędzia lub obowiązujące przepisy. Data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu.
Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na prawa osób, których dane dotyczą, poinformujemy o niej bezpośrednio — wiadomością e-mail wysłaną do klientów, których zmiana dotyczy. Dalsze korzystanie z serwisu po publikacji zmian oznacza zapoznanie się z ich treścią.
18Kontakt w sprawach danych osobowych
Wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych — pytania, żądania realizacji praw, wycofanie zgody, zgłoszenie nieprawidłowości — prosimy kierować pisemnie: